Bagan organisasi sering dibuat sekali, ketika usaha masih kecil, lalu tidak pernah disentuh lagi. Sementara itu karyawan bertambah, cabang dibuka, dan produk baru diluncurkan. Pada akhirnya bagannya menggambarkan perusahaan yang sudah tidak ada.
Gejala yang biasanya muncul
- Dua orang mengerjakan hal yang sama, dan satu hal penting tidak dikerjakan siapa pun.
- Satu atasan membawahkan terlalu banyak orang, sehingga tidak sempat membimbing siapa pun.
- Keputusan bolak-balik, karena tidak jelas siapa yang berhak memutuskan dan siapa yang hanya perlu diberi tahu.
- Orang baik dicap kurang mampu, padahal perannya memang tidak pernah dirumuskan.
Mulai dari pekerjaan, bukan dari nama
Kesalahan yang paling umum saat merapikan struktur adalah menggambar kotak berdasarkan orang yang ada. Urutannya terbalik. Tuliskan dulu pekerjaan apa saja yang harus terjadi agar usaha berjalan, kelompokkan, lalu baru tentukan siapa yang paling cocok mengisinya.
Untuk keputusan yang sering bermasalah, pastikan setiap keputusan punya satu pemilik. Boleh banyak orang dimintai pendapat dan diberi tahu, tapi yang memutuskan tetap satu.
Kapan saatnya meninjau ulang
Tidak perlu menunggu krisis. Tinjau struktur setiap kali ada perubahan besar: membuka cabang, menambah lini produk, atau saat atasan mulai mengeluh tidak punya waktu. Peninjauan kecil yang rutin jauh lebih ringan daripada perombakan besar yang terlambat.
Sistem secanggih apa pun tidak akan membenahi organisasi yang rancangannya memang belum benar.
